5 myter om upphandling

1. Påstående: Dom flesta upphandlingar överklagas.

Fakta: Nyköpings kommun utför årligen 60-80 större annonserade upphandlingar. Antalet begärda överprövningar har de senaste åren legat på 1-3/år. I de flesta fall har rätten avslagit överprövningarna. I ett fall per år har domarna inneburit att kommunen dömts att justerat utvärderingsresultatet. Senast kommunen blev dömd att göra om en upphandling var 2010.

Den vanligaste orsaken till att någon begärt överprövning är att en utslagen konkurrent anser att det antagna anbudet är "orent", och inte uppfyller ställda krav. Det är tyvärr inte ovanligt att någon anbudsgivare har lämnat in ett anbud där någon del kan ligga i en gråzon, men att kommunen ändå har bedömt att anbudet kan accepteras.

2. Påstående: Kommunen köper bara det billigaste istället för kvalitet.

Fakta: Det som bestämmer kvalitetsnivån är helt beroende på vilka krav som ställs i en upphandling. Det går att köpa "Rolls Royce-kvalitet" till lägsta pris. Det finns inget som belägger att upphandling till "Lägsta pris" generellt skulle innebära sämre kvalitet än upphandlingar som gjorts som "Ekonomiskt mest fördelaktiga".

3. Påstående: Upphandlingar blir alltid dyrare med en massa tillägg i efterhand

Fakta: Det är helt normalt att beställningsbeloppet och slutlig kostnad skiljer sig, för t.ex. en byggentreprenad. Det skulle kosta beställaren orimligt stora belopp att projektera tekniska upphandlingsunderlag med 100% precision, så att inga tillägg skulle kunna bli aktuella. Projekteringshandlingar med rimlig precision är speciellt problematiskt vid ombyggnationer/renoveringar, där teknisk status kan vara mycket svår att dokumentera på förhand.

4. Påstående: Man får inte ha dialog med leverantörer innan en upphandling startas

Fakta: Nej, det är precis tvärtom. Kommunen ska ha dialog med leverantörer/marknaden i syfte att upphandlingsunderlaget blir så kvalitativt som möjligt. Däremot så får kommunen inte delge leverantörerna om hur upplägget kommer att bli.

5. Påstående: Man får inte förhandla i offentliga upphandlingar

Fakta: I de flesta upphandlingar som kommunen genomför så får kommunen förhandla om alla affärsmässiga villkor. Däremot får man inte göra väsentliga förändringar av det som ska upphandlas.

Vid större EU-upphandlingar (öppet och selektivt förfarande) är inte förhandlingar tillåtna. I dessa fall måste företagen lägga sitt bästa bud direkt, vilket också framgår i förfrågningsunderlaget.