FAQ - tio vanliga frågor om upphandling

 

1. Närproducerat

Fråga: Varför kan inte kommunen bara köpa närproducerade livsmedel till våra skolor och äldreboenden?

Svar: Kommunen får inte gynna lokala företag på sådant sätt att någon annan leverantör inom EU-området diskrimineras eller inte behandlas lika. Den fria rörligheten inom EU och Lagen om offentlig upphandling styr hur upphandlingar får göras. Det innebär bland annat att leverantörer "långt bort" inte får missgynnas och att kommunen inte har rätt att till exempel ställa krav på närproducerade råvaror för matlagning. Kommunen kan skapa goda förutsättningar för lokala, ofta mindre företag genom att utforma förfrågningsunderlaget så att fler kan lägga anbud.

I praktiken har en lokal leverantör oftast en fördel i och med att transporterna är mindre kostnadskrävande än för en producent som finns långt bort. Kommunen vill också att lokala producenter inom kommunen ska kunna växa genom att kunna leverera till andra kommuner än bara Nyköping, så frågan är inte helt enkel.

2. Ramavtal

Fråga: Vad menas med ett ramavtal?

Svar: Ett ramavtal är ett avtal där man har kommit överens om vad som gäller, pris, leveransvillkor m.m. när kommunen beställer. Ibland kallas ramavtal också för "Avropsavtal" men det är i princip samma sak. Kommunen har ramavtal för köp av sådant som förekommer ofta, till exempel kontorsutrustning, datorer, underhålls-/fastighetstjänster, vissa teknikkonsulter etc.

3. Lagen om offentlig upphandling (LOU)

Fråga: Måste kommunen alltid följa LOU, det finns väl vissa beloppsgränser där ni inom kommunen kan köpa av vem ni vill?

Svar: Nej, LOU gäller alltid och oavsett belopp såvida vi köper en vara eller tjänst av en extern leverantör. Kommunen såväl som övriga svenska myndigheter som följer LOU har en beloppsgräns varor och tjänster av samma slag och med ett avtalsvärde på max 534.890 SEK /år (2016-2017), (uppdateras??) som innebär att kommunen inte behöver annonsera ut upphandlingen (s.k. Direktupphandling). I Kommunens Upphandlingspolicy och Riktlinjer finns tydliga anvisningar om affärsmässighet och beaktande av befintlig konkurrens i samband med Direktupphandling. Att enbart tillfråga en leverantör är inte i enlighet med Upphandlingspolicyn såvida det inte finns särskilda skäl. Direktupphandlingar över 100 000 kr ska dokumenteras enligt lag och diarieföras.

4. Publicering av upphandlingar

Fråga: Hur hittar man kommunens upphandlingar?

Svar: Alla upphandlingar som inte är direktupphandlingar publiceras på kommunens hemsida www.nykoping.se Man klickar på rubriken "Upphandling" och sedan kommer man till vår annonsdatabas e-Avrop. Där finns alla våra upphandlingar och dokument. Man måste registrera sig med e-post för att kunna hämta ut förfrågningsunderlag så att man även få del av ev. kompletteringar.

Vill man ha alla offentliga upphandlingar inom en viss bransch/inom ett visst geografiskt område så kan man abonnera på denna tjänst helt gratis via e-Avrop.

5. Hjälp med upphandlingar

Fråga: Vi tycker att det verkar krångligt att lämna anbud, kan vi få hjälp av någon på kommunen?

Svar: Upphandlingsenheten håller årliga upphandlingsseminarier arrangerade av Näringslivsenheten. (uppdateras??) På seminariet går vi igenom hela upphandlingsprocessen och hur ett företag ska kunna bli leverantör till kommunen. Seminarierna är helt gratis och syftar till att fler företag ska kunna lämna anbud och då inte bara till Nyköpings kommun. Offentlig upphandling representerar totalt en marknad på 500-600 miljarder enbart i Sverige. Det går alltid att ställa frågor i samband med en upphandling om något skulle vara oklart eller svårbegripligt.

Vår målsättning är att vi ska underlätta anbudsgivning så långt möjligt genom att använda ett obyråkratiskt språk, inte begära in fler uppgifter än vad som krävs samt att ha enkla checklistor så att leverantören inte missar något.

6. Ideella föreningar

Fråga: När kommunen får hjälp av ideella föreningar, måste sådant upphandlas?

Svar: Kommunen och hela samhället har mycket stor nytta av det goda och viktiga arbete som utförs av fristående ideella föreningar/frivilligorganisationer. Kommunen anser också att det ideella arbetet är ett mycket viktigt komplement till kommunens verksamhet. Ideella föreningar kan också söka föreningsbidrag och erhålla sådant om kommunen anser att verksamheten har ett bra syfte och som gynnar kommuninnevånarna. Kommunen kan m.a.o. stödja en förening men kommunen kan och ska heller inte ställa specifika krav på hur verksamheten i en fristående förening ska utföras.

Upphandling ska dock ske; såvida kommunen har ett uppdragsliknande förhållande (till exempel ställer krav på hur uppdraget ska utföras) och där kommunen ersätter en frivilligorganisation för en utförd prestation eller om initiativet till uppdraget tagits av kommunen.

En upphandlad "entreprenör" kan också söka om bidrag. Det måste finnas en rågång och tydlighet så att bidraget verkligen går till entreprenörens ideella verksamhet. Ett krav på en sådan entreprenör/näringsidkare kan till exempel vara en regelbunden redovisning om hur bidraget används. Ett föreningsbidrag som används i en förenings kommersiella verksamhet snedvrider konkurrensen.

7. Tjänstekoncession

Fråga: Vad är en "Tjänstekoncession"?

Svar: Om kommunen uppdrar åt entreprenör att till exempel bedriva verksamhet av något slag i kommunens lokaler och entreprenören tar betalt för tjänsten av besökarna i t.ex. en badanläggning och där driften av badanläggningen sker på entreprenörens egen risk, då kallas det för en "Tjänstekoncession". Det är alltså inte kommunen som köper tjänsten utan huvuddelen av intäkterna kommer från allmänheten.

Kommunen bidrar visserligen med lokaler, belysning, värme med mera som betingar ett visst värde med huvuddelen av entreprenörens omsättning och risk står han själv för i en tjänstekoncession. En av de vanligaste upphandlade tjänstekoncessionerna är driften av en parkeringsplats, där kommunen tillhandahåller parkeringsplatsen och P-automater och där en upphandlad entreprenör själv bestämmer om avgifter, skötsel m.m.

En tjänstekoncession omfattas inte av LOU, men vid valet av entreprenör gäller de grundläggande principerna om likabehandling och ickediskriminering.

Exempel på kommunens tjänstekoncessioner: - Hjortensbergsbadet - Pausserveringen på Culturum och Nyköpings Teater - Teater på Borggården Nyköpingshus - Massåtervinning på Björshult - Uppförande och skötsel av informationsskyltar vid infarter 8. Lägsta pris

8. Måste kommunen alltid köpa det som är billigast?

Svar: Nej, det finns inget sådant krav att alltid köpa det som är billigast. Kommunen kan också välja att köpa en vara eller tjänst som är den "ekonomiskt mest fördelaktiga". Kommunen måste dock vara tydlig i förfrågningsunderlaget med vad som senare kommer att bedömas vid sidan av priset. När det gäller att upphandla till "lägsta pris" så förknippas detta ibland felaktigt med att också innebära "lägsta kvalitet". Kvaliteten på det som ska upphandlas bestäms av de kvalitetskrav som finns i upphandlingsunderlaget.

9. Felaktigheter

Fråga: Om man anser att något är fel i ett förfrågningsunderlag eller om man tycker att anbudsutvärderingen har gått till på fel sätt, vad ska man göra då?

Svar: Man ska alltid kontakta Upphandlingsenheten. Antingen via angiven kontaktperson eller via e-Avrop systemet. Det är viktigt att det görs så tidigt som möjligt. Skulle något vara fel är vi angelägna att rätta till det så fort som möjligt. En leverantör har alltid möjlighet att få saken prövad av Förvaltningsrätten under en upphandling, men för att undvika onödiga kostnader och tidsspillan så rekommenderar vi en kontakt med Upphandlingsenheten så att eventuella felaktigheter eller brister kan rättas till.

10. Krav

Fråga: Kan kommunen ställa vilka krav som helst i en upphandling? Vi är ett litet nyetablerat företag som har produkter som vi tror skulle kunna passa kommunen.

Svar: Krav som ställs i en upphandling kan delas in i två delar: 1. Krav på leverantören och 2. Krav på det som ska levereras. Alla krav i en upphandling ska vara proportionerliga. Det innebär att vi inte ska ställa högre krav än vad som är befogat, med hänsyn till det som ska upphandlas.

Till exempel kan det vara befogat att kräva att en entreprenör ska ha flerårig erfarenhet och att upphandlande enhet begär dokumentation på referensuppdrag. Om man är ny på marknaden så kan kraven vara konkurrensbegränsande, men det behöver inte vara något fel för den skull.

Det är viktigt att kontakta Upphandlingsenheten om leverantören anser att något krav är orimligt eller oproportionerligt.

I kommunens Upphandlingspolicy finns följande text; "Kommunen ska verka för att små och medelstora företag ska kunna delta i upphandlingar på ett rättvist sätt, i syfte att underlätta och vidmakthålla sund konkurrens".

Generellt kan man säga att stora företag ibland tycker att kommunen ställer för låga krav och att småföretagare ibland tycker att kommunen ställer för höga krav.

Kontakta oss

Kontakta Upphandlingsenheten

via Kommunservice på 015524 80 00 eller mejla upphandling@nykoping.se.

Kontaktformulär