FAQ - tio vanliga frågor om upphandling

Här hittar du svar på vanliga frågor om upphandling.

Går det att hitta kommunens upphandlingar?

Alla upphandlingar som inte är direktupphandlingar publiceras på kommunens webbplats. 

Du kan också använda annonsdatabasen e-Avrop. Där finns alla våra upphandlingar och dokument. För att hämta ut förfrågningsunderlag, och även kunna ta del av eventuella kompletteringar, behöver du registrera dig med e-post. 

Om du vill ha tillgång till alla offentliga upphandlingar inom en viss bransch eller visst geografiskt område så kan du abonnera på denna tjänst helt gratis via e-Avrop.

Gäller alltid lagen om offentlig upphandling (LOU)?

Ja, LOU gäller alltid och oavsett belopp såvida vi köper en vara, tjänst eller entreprenad av en extern leverantör.
 
Upphandlande myndighetens totala behov av varor, tjänster eller entreprenader av samma slag räknas samman och det totala avtalsvärdet styr vilket förfarande som är tillämpligt utifrån angivna tröskelvärden (beloppsgränser) i LOU. Ett avtalsvärde under direktupphandlingsgränsen (700 000 kr) genomförs som en direktupphandling och i kommunens inköpspolicy samt inköpsriktlinjer finns anvisningar om affärsmässighet, dokumentation samt beaktande av konkurrens.

Vad menas med ett ramavtal?

Ett ramavtal är ett avtal som fastställer villkoren för kontrakt som senare ska tilldelas under en viss period. Ramavtal kan tecknas för upphandlingar av varor, tjänster eller byggentreprenader. Ett ramavtal kan ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer. Ett ramavtal kan också bestå av flera delområden som kan ingås med olika leverantörer för respektive område.
 
Juridiskt kan man skilja på tre olika typer av ramavtal: 
  • Ett ramavtal med endast en leverantör där alla villkor fastställs på förhand i ramavtalet. 
  • Ett ramavtal med flera leverantörer där alla villkor fastställs på förhand i ramavtalet. 
  • Ett ramavtal med flera leverantörer där tilldelning av kontrakt sker genom en ny konkurrensutsättning mellan parterna i ramavtalet.
I ett ramavtal med flera leverantörer med alla villkor fastställda kan tilldelning exempelvis ske via en fastställd rangordning. 
Vid en förnyad konkurrensutsättning erbjuds leverantörer som är parter i ramavtalet att lämna anbud i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. 

Hjälp med upphandlingar

Det går alltid att ställa frågor i samband med en upphandling om något skulle vara oklart eller svårbegripligt.

Vår målsättning är att vi ska underlätta anbudsgivning så långt möjligt genom att använda ett obyråkratiskt språk, inte begära in fler uppgifter än vad som krävs samt att ha enkla checklistor så att leverantören inte missar något.

Upphandlingsenheten håller även årliga upphandlingsseminarier arrangerade av Näringslivsenheten. På seminariet går vi igenom hela upphandlingsprocessen och hur ett företag ska kunna bli leverantör till kommunen. Seminarierna är helt gratis och syftar till att fler företag ska kunna lämna anbud och då inte bara till Nyköpings kommun.

Offentlig upphandling representerar totalt en marknad på över 800 miljarder (2019) enbart i Sverige.

Kravställning

Krav som ställs i en upphandling kan delas in i två delar:

  • Krav på leverantören
  • Krav på det som ska levereras.

Alla krav i en upphandling ska vara proportionerliga. Det innebär att vi inte ska ställa högre krav än vad som är befogat, med hänsyn till det som ska upphandlas.

Till exempel kan det vara befogat att kräva att en entreprenör ska ha flerårig erfarenhet och att upphandlande enhet begär dokumentation på referensuppdrag. Om man är ny på marknaden så kan kraven vara konkurrensbegränsande, men det behöver inte vara något fel för den skull.

Det är viktigt att kontakta Upphandlingsenheten om leverantören anser att något krav är orimligt eller oproportionerligt.

I kommunens Inköpspolicy finns följande text; "I syftet att skapa ökade förutsättningar för mindre och medelstora företag att konkurrera på marknaden, ska om möjligt upphandlingar delas upp i mindre delar när det bedöms lämpligt med hänsyn till affärsmässighet och till omständigheter i de aktuella fallen."

Generellt kan man säga att stora företag ibland tycker att kommunen ställer för låga krav och att småföretagare ibland tycker att kommunen ställer för höga krav.

Felaktigheter

Om du anser att något är fel i en upphandling ska du alltid kontakta upphandlingsenheten. Det kan du göra antingen via angiven kontaktperson eller via annonsdatabasen e-Avrop. 

Det är viktigt att det görs så tidigt som möjligt. Skulle något vara fel är vi angelägna att rätta till det så fort som möjligt. En leverantör har alltid möjlighet att få saken prövad av Förvaltningsrätten under en upphandling, men för att undvika onödiga kostnader och tidsspillan rekommenderar vi en kontakt med upphandlingsenheten så att eventuella felaktigheter eller brister kan rättas till.

Vad är en tjänstekoncession?

Om kommunen ger en entreprenör i uppdrag att till exempel bedriva verksamhet av något slag i kommunens lokaler, där entreprenören tar betalt för tjänsten av besökarna i till exempel en badanläggning och där driften av badanläggningen sker på entreprenörens egen risk, då kallas det för en "tjänstekoncession". Det är alltså inte kommunen som köper tjänsten utan huvuddelen av intäkterna kommer från allmänheten.

Kommunen bidrar visserligen med lokaler, belysning, värme med mera som betingar ett visst värde med huvuddelen av entreprenörens omsättning och risk står han själv för i en tjänstekoncession. En av de vanligaste upphandlade tjänstekoncessionerna är driften av en parkeringsplats, där kommunen tillhandahåller parkeringsplatsen och P-automater och där en upphandlad entreprenör själv bestämmer om avgifter, skötsel med mera.

En tjänstekoncession omfattas inte av LOU, men vid valet av entreprenör gäller de grundläggande principerna om likabehandling och ickediskriminering.

Exempel på kommunens tjänstekoncessioner:

  • Hjortensbergsbadet 
  • Pausserveringen på Culturum och Nyköpings Teater
  • Teater på Borggården Nyköpingshus
  • Massåtervinning på Björshult 
  • Uppförande och skötsel av informationsskyltar vid infarter

Ideella föreningars insatser - måste sånt upphandlas?

Kommunen och hela samhället har mycket stor nytta av det goda och viktiga arbete som utförs av fristående ideella föreningar och frivilligorganisationer. Kommunen anser också att det ideella arbetet är ett mycket viktigt komplement till kommunens verksamhet. Ideella föreningar kan också söka föreningsbidrag och erhålla sådant om kommunen anser att verksamheten har ett bra syfte och som gynnar kommuninnevånarna. Kommunen kan med andra ord stödja en förening men kommunen kan och ska heller inte ställa specifika krav på hur verksamheten i en fristående förening ska utföras.

Upphandling ska dock ske såvida kommunen har ett uppdragsliknande förhållande (till exempel ställer krav på hur uppdraget ska utföras) och där kommunen ersätter en frivilligorganisation för en utförd prestation eller om initiativet till uppdraget tagits av kommunen.

En upphandlad "entreprenör" kan också söka om bidrag. Det måste finnas gränser och tydlighet så att bidraget verkligen går till entreprenörens ideella verksamhet. Ett krav på en sådan entreprenör eller näringsidkare kan till exempel vara en regelbunden redovisning om hur bidraget används. Ett föreningsbidrag som används i en förenings kommersiella verksamhet snedvrider konkurrensen.

Måste kommunen alltid köpa det som är billigast?

Nej, det finns inget sådant krav att alltid köpa det som är billigast. Kommunen kan också välja att köpa en vara eller tjänst som är den "ekonomiskt mest fördelaktiga". Kommunen måste dock vara tydlig i förfrågningsunderlaget med vad som senare kommer att bedömas vid sidan av priset.

När det gäller att upphandla till "lägsta pris" så förknippas detta ibland felaktigt med att också innebära "lägsta kvalitet". Kvaliteten på det som ska upphandlas bestäms av de kvalitetskrav som finns i upphandlingsunderlaget.

Närproducerat - varför kan inte kommunen bara köpa det?

Kommunen får inte gynna lokala företag på sådant sätt att någon annan leverantör inom EU-området diskrimineras eller inte behandlas lika. Den fria rörligheten inom EU och Lagen om offentlig upphandling styr hur upphandlingar får göras. Det innebär bland annat att leverantörer "långt bort" inte får missgynnas. Kommunen har alltså inte rätt att till exempel ställa krav på närproducerade råvaror för matlagning. Kommunen kan skapa goda förutsättningar för lokala, ofta mindre företag genom att utforma förfrågningsunderlaget så att fler kan lägga anbud.

I praktiken har en lokal leverantör oftast en fördel i och med att transporterna är mindre kostnadskrävande än för en producent som finns långt bort. Kommunen vill också att lokala producenter inom kommunen ska kunna växa genom att kunna leverera till andra kommuner än bara Nyköping, så frågan är inte helt enkel.

Kontakta oss

Kontakta Upphandlingsenheten

via Kommunservice på 015524 80 00 eller mejla upphandling@nykoping.se.

 
 

Kontaktformulär

För att vi ska veta att du inte är en robot - skriv in ordet Nyk här:
Öppna sidomeny