Alla verksamheter som ägs till 100 procent av Nyköpings kommun har rätt att beställa arbete enligt ramavtalet. De tjänster som ingår är bland annat konsultation i varumärkesutveckling, grafisk form och webbproduktion.

Kommunikationsavdelningen har anlitat Brandreality för arbete med Bo i Nyköping-kampanjen. Ett fel har dock gjorts. Ett frivilligt underlag för beställningen av arbete har inte diarieförts. Det är nu åtgärdat.

Tillgång till specialister

– För oss innebär avtalet att kommunen får tillgång till kvalificerade varumärkes- och kampanjspecialister. Vi arbetar med dem när vi behöver och skulle aldrig ha haft möjlighet att anställa sådana specialister. Jag är mycket glad att kommunstyrelsen står bakom Bo i Nyköping-kampanjen. Den är en stor tillgång och har starkt bidragit till att Nyköping positionerat sig, synts och växt, säger Palaemona Mörner.

Ramavtalet med Brandreality har förlängts med ett år till sista december 2018. Kommunikationsavdelningen har i en uppdragsbeskrivning kommit överens med byrån om att regelbundet beställa tjänster för drygt en miljon kronor per år främst inom Bo i Nyköping-kampanjen.

Inköp kan göras av andra verksamheter

– Avropen sker mot månadsdebitering, vilket är vanligt med externa konsulter. Ramavtalet i sin helhet medger att alla kommunens verksamheter kan göra inköp av byrån utan andra begränsningar än de som anges i ramavtalet. Det är helt i sin ordning, förtydligar Göran Adolfsson, tf upphandlingschef.

Övriga verksamheter som köpt tjänster från ramavtalet har offererats och fakturerats för dessa beställningar separat från egen budget.

Frågor och svar

1. Ställer kommunen för höga krav vid upphandlingarna av varumärkesstrategisk konsult? Vi har som kommun lyfts fram i Sverige som bäst på platsmarknadsföring så självklart ska vi ställa höga krav. De krav som ställts vid de tre upphandlingarna berör förmåga till strategi för varumärkesutveckling, kompetenser som art direction och copy, grafisk produktion och webbproduktion. Vi har också krav på spetskompetens och dokumenterad kunskap om aktuell forskning i varumärkesfrågor.
2. Är kampanjens koncept för gammalt? Kampanjen är inte likadan år från år. Sedan starten 2003 har medier och kommunikationskanaler förändrats men vi har valt att vara uthålliga i bilder och formspråk . Vi har utvecklat och breddat kampanjens innehåll och kanaler till exempel med funktioner på boinykoping.nu, film och annonsering i sociala medier och på hemnet.se. År 2013 fick Bo i Nyköping utmärkelsen "Årets Platsvarumärke"– i motiveringen framhölls just långsiktigheten och konsekvensen.
3. Behövs kampanjen? Ja, vi använder den kännedom om Nyköping som kampanjen åstadkommit under åren för ett bredare marknadsförings-arbete. Många som söker jobb hos oss berättar att de fått upp ögonen för Nyköping genom bilderna i tunnelbanan. Bo-bilderna har blivit kärnan i det som kännetecknar Nyköping och med dem som bas genomför vi andra kampanjer som exempelvis Jobba i Nyköping, kampanjer inom företagsetablering via Nyköpingsregionen och på besöksnäringens område med internationell marknadsföring. Bo-kampanjen är en av alla kampanjer vi gör för att marknadsföra Nyköping. Byråkostnaden handlar om att utveckla alla dessa delstrategier inom ramen för varumärkesstrategin.
4. Är kommunikationschefen Palaemona Mörner vän med chefen på Brandreality? De är bekanta men umgås inte nära privat. Båda familjerna bodde i Tystberga under 1980- och 1990-talet och familjernas barn lekte då. Sedan dess har de inte haft nära kontakt privat.
5. Är det olämpligt eftersom byrån har ramavtal med kommunen? Nej, enbart bekantskap brukar i normalfallet inte anses utgöra jäv, även om en samlad bedömning görs i varje enskilt fall. Justitieombudsmannen (JO 2010/11 s. 461) har som ett typiskt exempel på jäv nämnt att en tjänsteman är nära vän eller har en djup konflikt med en part i ett ärende.
6. Är kommunikationschefens kontakter med Brandreality att betrakta som jäv? Nej, då det rör sig om en ytlig bekantskap anser kommunens jurist inte att det varken är olagligt eller olämpligt.
7. Varför valdes Brandreality vid flera upphandlingar i följd? Brandreality har bedömts vara den leverantör som på bästa sätt uppfyller de krav som ställts i kommunens upphandlingar (2007, 2012 och 2015). Upphandlingarna har genomförts i enlighet med reglerna i lagen om offentlig upphandling.
8. Vilka fattar beslut om vem som får uppdraget vid upphandlingarna? En arbetsgrupp satte sig in i underlagen vid upphandlingarna och arbetsgruppen beslöt om vilken byrå som skulle få uppdraget. Kommunikationschefen deltog i arbetsgruppens bedömning, liksom upphandlingsenheten. Det är sedan upphandlingschefen eller upphandlare med särskild delegation som undertecknat ramavtalen.
9. Har Nyköpings kommun gjort fel? Ja, ett underlag (uppdragsbeskrivning) för beställningen av arbete inom Bo i Nyköping-kampanjen har inte diarieförts. Det är nu åtgärdat.
10. Varför blev inte underlaget diariefört? Uppdragsbeskrivningen är ett komplement till ramavtalet – och är helt frivilligt att skriva. Det är en överenskommelse mellan kommunen och leverantören där uppdraget mer i detalj specificeras. Vi har valt att göra så eftersom det tydliggör vilka behov och leveranser uppdraget innebär.
11. Vad gör byrån för pengarna? De arbetar med projekt som Bo i Nyköping eller på uppdrag för andra enheter. Varje beställning utöver Bo i Nyköping offereras och faktureras separat till respektive beställande verksamhet. De har exempelvis arbetat med en varumärkesplattform, logotyp och kommunikation för Skavtautvecklingen, Nyköpingsregionen och Framtidsbilder. Kommunikation vid konkurrensutsatta undervarumärken som Campus Nyköping, Nyköpings Arenor, Nyköpings gymnasium och Flygteknik.
12. Varför gjordes ingen ny upphandling när kostnaderna blev högre än i anbudsinbjudan? Det finns ingen volymbegränsning i ramavtalet. Summan stod i anbudsinbjudan men inte i ramavtalet. Där finns inte heller någon beloppsgaranti till byrån om vad kommunen vill köpa in. Men om kommunens verksamheter tillsammans handlar för mycket mer än vad som angetts i inbjudan till anbud så kan det finnas anledning överväga en ny upphandling. Senare i år kommer en ny upphandling att inledas.
13. Har ni koll på alla upphandlade kommunikationstjänster? Det skulle vara önskvärt med en samlad bild, men de systemstöd som finns i kommunen för ekonomisk styrning ger inte den. Varje verksamhet gör sina egna inköp.
14. Varför kan inte kommunen göra jobbet själv? Kommunen får med ramavtalet tillgång till en mängd olika specialister inom varumärkes- och kampanjarbete som skulle vara mycket kostsamma att ha anställda. Det är normalt förfarande att kommuner anlitar externa konsulter i olika projekt.
15. Vad är ett ramavtal? Ett upphandlat ramavtal fungerar som en regel för var kommunen ska köpa en viss slags tjänst, exempelvis kontorsmöbler. Vi får inte bara gå ut och köpa lampor i handeln utan ska köpa dem från de upphandlade företag som kommunen har ramavtal med.
16. Vem beslutar om Bo i Nyköping-kampanjen? Det gör kommunstyrelsen.