Uppskattat dialogmöte inför stora upphandlingar
Hur får man fram ett bra förfrågningsunderlag inför de stora upphandlingar som väntar i kommunen? Upphandlingsenheten i kommunen funderade på frågan tillsammans med Näringslivsenheten, Samhällsbyggnad och Tekniska divisionen.
Resultat: ett dialogmöte i Näringslivets hus med cirka tjugo tekniska konsulter som fick komma med viktiga förslag till kommunens tjänsten.
Diskussionerna gick höga på Näringslivets hus när de tekniska konsulterna bjöds in för att diskutera sina erfarenheter av bra respektive dåliga förfrågningsunderlag. Foto: Marianne R-Skog
Inbjudan riktades dels till kända regionala tekniska konsulter, annonserades ut på kommunens webbplats och nyhetsbrev. Intresset för att delta var mycket stort och lockade även tillresta konsulter. Ett tiotal företag anmälde sig med ett antal representanter som hälsades välkomna av näringslivschef Maria Karlsson.
"Bra att få en samsyn"
- Väldigt bra initiativ att få diskutera igenom ett förfrågningsunderlag med konsulter innan upphandling, kommenterade Joachim Price, vd på Structor. Det är första gången jag deltar i det. Det är bra att få samsyn om underlagen och samförstånd gynnar relationerna.
James Ahlerup på Forell AB som arbetar mycket med projekt i Södertäljeområdet, delade hans bild.
- Helt klart bra att få komma med synpunkter. Det vore jättebra om förfrågningsunderlaget också kan testas av på oss innan det går ut.
Andra modeller är intressanta
I gruppdiskussionerna föreslog många en annan modell för upphandling än att gå på lägsta pris. Exempelvis att sprida ut uppdragen på fler upphandlade leverantörer i en så kallad trappa. Ett problem är att många nu har så mycket uppdrag att det är svårt att planera för ytterligare jobb. Kompetensnivåerna behöver förtydligas och företagen bör få visa hur många unga konsulter de tar in i branschen eftersom det är viktiga insatser. Referenser föranledde också diskussioner och inställelsetiden bedömdes också som viktig av leverantörerna. Att samla leverantörer till intervjuer om hur de löser tänkbara problem, var också en rekommendation till kommunens beställare.
Dialogmötet var en del av Upphandlingsenhetens arbete med att utveckla arbetet med inköp och upphandling genom ökad öppenhet, dialog, tydligare rutiner och efterlevnad bland annat. Ett arbete som inletts under året och kommer att fortgå.
I bilden nedan syns tf upphandlingschef Göran Adolfsson med Structors vd Jochim Price som tyckte mötet var ett väldigt bra initiativ.
