Det systematiska brandskyddsarbetets omfattning och behov av dokumentation styrs av riskbilden i det enskilda fallet (till exempel verksamhetstyp, lokalisering, omgivning med mera).

Syftet med att dokumentera sitt SBA är att de som berörs av det ska kunna ta del av det och förstå innehållet. Följande moment kan ingå systematiskt brandskyddsarbete:

1. Brandskyddspolicy

Brandskyddspolicyn är grunden för det systematiska brandskyddsarbetet och bygger på den aktuella riskbilden. Den tydliggör ledningens viljeinriktning med brandskyddsarbetet och gäller i hela verksamheten.

2. Byggnads-/verksamhets-/ brandskyddsbeskrivning samt riskbild

För att utomstående och anställda enkelt ska kunna sätta sig in hur riskbilden och brandskyddet ser ut bör det finnas en generell beskrivning av byggnaden, verksamheten och dess risker samt de brandtekniska skyddsåtgärderna. De verksamhetsspecifika riskerna är grundstenen i det systematiska arbetet som bedrivs för att hantera dessa.

3. Brandskyddsorganisation

Den som är ansvarig för den totala verksamheten, det vill säga VD, chef eller motsvarande, har alltid det yttersta ansvaret för brandskyddet. Den som har det yttersta ansvaret kan dock ta hjälp av sina medarbetare i brandskyddsarbetet genom att skapa en brandskyddsorganisation med tydliga instruktioner över ansvarsområden och arbetsuppgifter. Omfattningen på organisationen beror naturligtvis på hur stort företaget är, vilken verksamhet som bedrivs och hur riskbilden ser ut. Det som är viktigt är att brandskyddsorganisationen till sin utformning och storlek är anpassad efter verksamheten och upplevs som relevant.

4. Brandskyddsregler, instruktioner och rutiner

Eftersom fastighetsägare och verksamhetsutövare har det yttersta ansvaret för brandskyddet, är det lämpligt att upprätta ett eget regelverk kring brandskyddet. Reglerna klargör vad som är tillåtet och inte tillåtet i verksamheten i syfte att förhindra uppkomst och spridning av brand. Beroende på objekt och verksamhet skiljer sig behovet av interna rutiner och instruktioner för moment som anses som brandrisker. Det bör också redovisas hur personalen ska agera vid händelse av brand eller tillbud samt vilka förutsättningar som finns för att med egen personal och med hjälp av räddningstjänsten utföra en akut insats i byggnaden eller verksamheten.

5. Utbildningsplan

För att uppnå ett fungerande systematiskt brandskyddsarbete måste alla berörda vara utbildade, övade och ha tillräcklig kunskap om de uppgifter de förväntas utföra. Det kan behövas övningar i utrymning av arbetsplatsen eller specialanpassade utbildningar i brandskydd. Utbildningsplanen anger vilka som skall utbildas/övas, vilken typ av utbildning/övning som krävs och hur ofta dessa ska genomföras. 

6. Kontrollsystem

För att brandskyddet ska hålla en acceptabel nivå måste det regelbundet genomföras kontroller och underhåll. Syftet med kontrollerna och underhållet är att personerna i byggnaden ska kunna utrymma på ett betryggande sätt och att egendomsskadorna begränsas i händelse av brand. För att säkerställa att kontrollerna utförs rätt krävs det drifts- och underhållsinstruktioner för de delar som ska kontrolleras. Med hjälp av brandskyddsritningar, checklistor eller kontrollblad underlättas arbetet med kontrollerna och underhållet.

7. Uppföljning

Ett brandskyddsarbete kan bara anses vara systematiskt om det kontinuerligt följs upp. Uppföljningen innebär att man utvärderar och vid behov förändrar de moment som ingår i brandskyddsarbetet.

8. Övrig dokumentation

Beroende av verksamhet kommer mängden av dokumentation av SBA naturligtvis att variera. Typ av verksamhet avgör också om SBA ska dokumenteras i en pärm eller till exempel digitalt. Huvudsaken är att materialet är lätt åtkomligt för alla inom verksamheten. Det kan också finnas ett behov av att arkivera övrig dokumentation som har med brandskyddet att göra, till exempel tillsyneprotokoll, varuinformationsblad med mera.